Een project succesvol afronden vereist heldere en open communicatie tussen alle teamleden. Als projectmanager is het natuurlijk belangrijk om ervoor te zorgen dat de planning gehaald wordt, maar er wordt nog wel eens vergeten dat de menselijke factor cruciaal is voor het slagen van een project. In ons nieuwste blogbericht lees je hoe je ervoor zorgt dat ieder project slaagt door goed te communiceren.
De definitie van communicatie
Er zijn veel modellen en definities van communicatie. De eenvoudigste manier om communicatie te definiëren, is ‘het delen van informatie tussen de zender en de ontvanger’. Het gebeurt echter vaak dat het gecommuniceerde bericht door de ontvanger getransformeerd wordt in iets wat we niet bedoelden. Wat de ontvanger krijgt, is dus niet altijd wat we hebben verzonden of in ieder geval niet wat we bedoelden te verzenden. Erger nog: soms mist de ontvanger het bericht, waardoor er helemaal geen informatie wordt verwerkt. Communicatie is alleen effectief als de ontvanger het bericht ontvangt én interpreteert zoals het bedoeld was.
Communicatie binnen projecten: praten, maar ook luisteren
Als projectmanager is het van groot belang om de leden van het projectteam voortdurend op de hoogte te houden van de vorderingen van het project én de problemen waar je tegenaan loopt. Door open en eerlijk te communiceren weet iedereen wat er speelt en wat er gedaan moet worden om het project tot een goed einde te brengen.
Het werkt ook de andere kant op. Het is voor een projectmanager namelijk essentieel om inzicht te hebben in de motivatie, resultaten, irritaties en problemen van de leden van het project. Een goede manier om het project en persoonlijke zaken te bespreken is door bijvoorbeeld wekelijks met het gehele team bij elkaar te komen.
Er wordt vaak gezegd dat we twee oren en één mond hebben, omdat we meer moeten luisteren dan dat we praten. Hoewel het wat afgezaagd klinkt, zit er wel een kern van waarheid in.
Er zijn veel theorieën over hoe je communicatie kunt verbeteren. Het enige wat de theorieën met elkaar gemeen hebben, is het belang van luisteren.
Waarom zijn we geen betere luisteraars?
Voorkom problemen: plan vaste communicatiemomenten in
Door vaste momenten in te plannen waarin de voortgang van het project wordt besproken en ieder lid van het team zijn verhaal kan doen, creëer je een platform waar iedereen zich kán en dúrft uit te spreken. De informatie die tijdens deze momenten besproken wordt is essentieel voor een projectmanager; je krijgt namelijk inzicht in de mogelijke problemen die kunnen ontstaan. Met deze kennis is het mogelijk om direct actie te ondernemen en het niet uit te laten groeien tot een obstakel dat de voortgang van het project belemmert.
Communiceer effectief
Soms ligt de uitdaging van effectieve communicatie bij de boodschap zelf. Effectieve projectmanagers gebruiken duidelijke taal om ervoor te zorgen dat de ontvanger precies het bericht krijgt dat hij wilde verzenden. Hoe duidelijker het bericht, hoe groter de kans dat de luisteraar hoort wat je wilde zeggen. Onnauwkeurige communicatie verduistert zowel intentie als begrip.
Begrippen beknopt maken is een van de grootste uitdagingen voor effectieve communicatie. Zoals Mark Twain ooit zei: “Ik zou een kortere brief hebben geschreven als ik meer tijd had.” Beknopte communicatie vereist focus.
Conclusie: communicatie is de sleutel tot succes
Voor een projectmanager is het belangrijk om met alle belanghebbenden te communiceren. Geef iedereen de ruimte om zichzelf te uiten en luister goed naar wat er gezegd en bedoeld wordt. Met heldere, open communicatie blijft iedereen geïnformeerd en gemotiveerd én kun je opdoemende problemen voor zijn.
Volg een communicatietraining bij OPTIO
Ben je projectmanager en wil je je communicatieve vaardigheden verbeteren? Trainer Ronald Verheijden organiseert een-op-een communicatietrainingen waarin je erachter komt hoe je om moet gaan met conflicten die ontstaan door bijvoorbeeld miscommunicatie. Op de pagina Communiceren lees je hier meer over.